Over de functie

mag 260921-HKO-002

Je gaat aan de slag als documentalist binnen het programma Ruimte voor de Rivier 2.0 voor het project Gelderse Poort. In deze rol zorg je ervoor dat document- en informatiemanagement op strategisch en uitvoerend niveau goed is ingericht en duurzaam wordt geborgd. Je werkt aan een actueel, betrouwbaar en compleet projectarchief en ondersteunt collega’s bij het correct beheren, archiveren en ontsluiten van informatie. Daarbij combineer je inhoudelijke kennis van DIM met een praktische, zelfstandige aanpak en lever je een directe bijdrage aan een toekomstbestendige informatiehuishouding.

Wat ga je doen

• Je richt het projectarchief voor Gelderse Poort in, onderhoudt dit en draagt het over op basis van de kaderdocumenten van Rijkswaterstaat.
• Je stelt een werkwijze voor document- en informatiemanagement op en actualiseert deze periodiek voor het project en toekomstige projecten.
• Je verwerkt post en e-mail en zorgt dat inkomende en uitgaande documenten, digitaal en analoog, voldoen aan wettelijke kaders.
• Je beheert het digitale en analoge projectarchief en zorgt dat de juiste personen toegang hebben tot de juiste documenten.
• Je realiseert een projectarchief dat voldoet aan kwaliteitseisen zoals ordening, waarderen en selecteren en het toepassen van metadata.
• Je coacht projectmedewerkers in hun taken en verantwoordelijkheden op het gebied van DIM en helpt de informatiehuishouding continu te verbeteren.
• Je faciliteert en controleert documentaire informatie-uitwisselingsprocessen tijdens de aanbestedingsfase.
• Je maakt het digitale en papieren archief gereed voor overdracht van het documentbeheer.
• Je stelt een autorisatiematrix op, houdt deze actueel en verleent en trekt autorisaties in voor het gebruikte documentmanagementsysteem.
• Je maakt standaardweergaven en zoekvragen in het documentmanagementsysteem op basis van de behoeften van medewerkers.
• Je instrueert nieuwe en bestaande projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat kunnen werken met documentbeheer en archiefvorming.
• Je houdt alle documenten die horen bij het beheren van het projectarchief actueel en verplaatst documenten en subdossiers waar nodig.
• Je meldt storingen aan Lokaal Functioneel Beheer en inventariseert en meldt verbetervoorstellen voor applicaties.
• Je controleert periodiek de kwaliteit van het projectarchief en de uitvoering van documentbeheer en archiefvorming.
• Je brengt SMART advies uit over DIM en stelt waar nodig een programmaplan of verbeterplan op.

Over jou

• Je werkt zelfstandig en neemt initiatief om zaken te verbeteren.
• Je bent dienstverlenend en klantgericht in je samenwerking met collega’s en stakeholders.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
• Je werkt nauwkeurig en houdt overzicht in documentstromen en archiefstructuren.
• Je luistert goed en achterhaalt de vraag achter de vraag.
• Je plant en organiseert je werk op een zelfstandige manier en haalt deadlines zonder stress.
• Je communiceert mondeling en schriftelijk sterk en kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen.
• Je beschikt over didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Je bent proactief, analytisch en gericht op voortdurende zelfontwikkeling.

Eisen

• Je hebt meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Je hebt minimaal hbo denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Je hebt ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen

• Je hebt kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Je hebt kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Je hebt kennis van en ervaring met MS Office en SharePoint.
• Je voldoet in sterke mate aan de genoemde competenties.

Competenties

• Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en kunt denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
• Je beschikt over analytisch vermogen en kunt verbanden leggen.
• Je werkt nauwkeurig.
• Je kunt goed luisteren en de vraag achter de vraag achterhalen.
• Je kunt zelfstandig plannen en organiseren.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
• Je kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen.
• Je beschikt over didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Je hebt een proactieve instelling.
• Je leert van je omgeving en situaties en past dit toe in je werk.
• Je kunt je werk zelfstandig uitvoeren, neemt initiatief om zaken te verbeteren en zoekt collega’s op wanneer dat nodig is.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

mag 260921-HKO-002

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.